Samenwerken

Een van de zeven skills van communicatieprofessionals (LOCO, 2019)

Aan de hand van de STARRT-methode licht ik zeven vaardigheden toe die ik ontwikkeld heb als communicatieprofessional

Skills

Samenwerken in twee voorbeelden

  • Taken afstemmen met mijn communicatieteam

  • Samen met een andere corporate communicatiestagiaire vormde ik tijdens mijn stage bij HEMA een duo. Samenwerking was hierin van groot belang: we moesten alle taken goed op elkaar afstemmen. Van basistaken (eigen artikelen maken voor op het intranet, een eigen campagne, de mailbox bijhouden etc.) tot ad hoc taken die soms last minute tussendoor kwamen (acute berichten plaatsen op het intranet, klusjes van collega’s tussendoor, teksten redigeren, helpen met evenementen).

  • Om de samenwerking soepel te laten verlopen hadden we minimaal een keer per week een redactieoverleg waarin we samen afstemden wie wat zou doen. Daarnaast besprak ik ook wekelijks de werkzaamheden van mij en mijn team in de wekelijkse teammeeting.  

  • Door elkaar regelmatig op de hoogte te stellen en ook de ad hoc taken te bespreken, waren we een samenwerkend duo dat efficiënt werkte. Zonder deze basismeetings zouden taken door elkaar kunnen gaan lopen of inconsistent kunnen worden. Door telkens bij mijn collega’s te checken waar zij mee bezig zijn en hoe ze dat doen, kon ik ervoor zorgen dat alles in goede banen bleef. Het was hierdoor duidelijk wie wat deed en dat dingen niet door elkaar liepen of vergeten werden.

  • De eerste weken kon ik nog weleens vergeten om collega’s mee te nemen in wat ik deed. Daardoor was het soms onduidelijk of en wat ik had opgepakt en wat niet. Door collega’s vaker in de cc’s mee te nemen en een duidelijke taakverdeling te maken met de andere stagiaire, was het voor iedereen duidelijk wat de status van de werkzaamheden was.

  • Vanaf nu houd ik collega’s consistent op de hoogte van wat ik doe tijdens meetings, en tussendoor met cc’s in de mail bijvoorbeeld. Ook een duidelijke taakverdeling vooraf is iets wat ik belangrijk vind als basis. Zo zijn de taken, verwachtingen en wensen meteen helder.

  • Samenwerken in projectgroep

  • Tijdens mijn studie heb ik vele projecten gehad. Dit deed ik meestal met een projectgroep van vier tot zes studenten. Tijdens een van de projecten stuitte ik op een ingewikkelde groepsdynamiek waarin de verwachtingen niet overheen kwamen met de situatie. Er ontstond onenigheid omdat twee van ons vieren zich erg passief opstelden: te laat komen, taken te laat/onzorgvuldig uitvoeren. Tot frustratie van het derde lid, wat zorgde voor woede en spanning.

  • Ik was de projectleider en had daarom een overkoepelende rol waarin ik betrokken was bij het proces bij de teamleden. Ik heb uiteindelijk mijn rol gepakt door met alle teamleden om de tafel te gaan om de wensen, behoeften en taken nogmaals te bespreken. De twee passievere leden beloofden beterschap, maar dit had helaas nauwelijks baat. Ze deden iets meer hun best en kwamen vaker op tijd en dachten wel iets meer mee. Maar het was nog steeds trekken aan een halfdood paard. We hebben daarom onze eerste kans nét niet gehaald.

  • Een herkansing volgde en projectlid drie is er toen uitgestapt. De andere twee en ik hebben samen de herkansing gedaan. Gelukkig hebben we het vak toen wél gehaald.

  • Ik heb veel geleerd van deze situatie. Namelijk: altijd, altijd, altijd duidelijke afspraken maken en inventariseren wat de belangen zijn van de ander. Een succesvolle samenwerking valt of staat met een goede verdeling en afspraken. Als je dit pas later in het proces doet, kan je niet zo makkelijk meer terug.

  • Vanaf nu begin ik nooit meer zomaar aan een samenwerking zonder wensen, taken en afspraken uit te spreken naar elkaar.